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Aux Présidentes et Présidents des clubs de Tir à l’Arc d’Occitanie,

Bonjour {name} {surname},

En ce dernier trimestre 2020, nous devons renouveler nos instances nationales, régionales et départementales. Le Ministère des Sports avait établi un renouvellement avant la fin de l’année olympique : les Jeux auraient dû avoir lieu cet été, et le calendrier n’a pas été changé afin de laisser des mandats de 4 ans aux élus, au lieu de 5 ans puis 3 ans pour rattraper.

Vous aurez donc à voter, au nom de votre club, pour les Comités Directeurs Départemental (normalement fin octobre), et Régional (mi-novembre). Habituellement, l’Assemblée Générale est l’occasion de se retrouver et de procéder aux élections, en même temps qu’au bilan de l’année écoulée (année qui ne sera pas finie au moment des élections).

Cette année, en raison du Coronavirus, nous ne pouvons être certains que notre AG pourra avoir lieu en « présentiel », et le Comité Directeur vous demande de voter « à distance ».

Voici la procédure :

Une Commission de Surveillance des Opérations Électorales a été nommée par le Comité Directeur. Elle est composée de 5 personnes extérieures au Comité et ne se présentant pas aux élections.

Cette Commission veillera au bon déroulement : candidatures, envoi des codes, secret des votes ; elle procèdera à l’ouverture de l’urne électronique pour la proclamation des résultats.

Les voix des clubs : comme toujours, vous aurez un nombre de voix dépendant du nombre de licenciés dans le club au 31 août 2020. (se référer au barème donné dans les statuts).

Vote électronique : le Président (de préférence) ou à défaut le club (selon l’adresse donnée à la FFTA) recevra des codes de vote : 1 voix = 1 code-vote + 1 mot de passe.

Il y aura autant de mails code-vote et de mails mot de passe que vous avez de voix. Exemple : pour un club de 61 à 70 licenciés : 6 voix ; il y a un bulletin avec le vote pour les candidats au Comité Directeur et le vote pour les représentants de l’Occitanie lors de l’AG de la FFTA, donc 6 courriels code-vote et 6 courriels mot de passe. C’est lourd, mais nous vous demandons de bien vouloir effectuer chaque vote autant de fois que nécessaire : c’est ce que vous faisiez avec les papiers de vote les autres années.

Comment voter ?

1- ouvrir le site Bélénios (adresse donnée dans le courriel code)

2- donner le code-vote 1    

3- voter : le site bloque si vous ne refusez pas au moins 1 candidat sur les 28 (27 pour le CRTAO) et au moins 1 candidat sur les 11 (10 pour les délégués).

4- validez votre vote par le mot de passe correspondant (1) Si vous validez par un autre mot de passe, vous risquez d’avoir des problèmes par la suite !

5- recommencez avec le code-vote 2 et son mot de passe associé, et ainsi de suite jusqu’à votre dernier vote.

Notes : - pensez à regarder dans vos boîtes info-pubs et indésirables : vos courriels peuvent s’y trouver -   - vous pouvez changer votre vote après l’avoir validé, ou plus tard dans le temps de vote (le site est ouvert environ une semaine) : il suffit de reprendre le code-vote et recommencer. –

- Vous ne pouvez plus voir votre vote une fois validé : le site transforme les noms en suite de lettres, chiffres, signes, et ne décode que lors de l’ouverture de l’ « urne ». –

- en cas de perte d’un code (vote ou mot de passe), personne ne peut vous aider, le site ne peut pas renvoyer.

Nous avons testé par des votes a,b,c,d ; nous n’avons pas trouvé de faille, et nous espérons que tout se passera au mieux pour vous aussi.